Privacyreglement
Bij het verlenen van onze diensten verwerken wij persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan uw privacy en aan de beveiliging van uw persoonlijke gegevens. Wij verwerken en beschermen uw persoonsgegevens met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij zullen dan ook zorgvuldig en discreet met uw persoonsgegevens omgaan. Om u te informeren hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan hebben wij dit privacyreglement opgesteld. Dit privacyreglement is opgesteld op 1 juni 2024. Lingua Taalcursussen, KvK 83419624, gevestigd aan de Dekemastate 49, 1275 CN te Huizen, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacyreglement. Om de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming te bereiken kunt u een e-mail sturen naar: privacy@ ARTIKEL 1 - ALGEMENE EN BEGRIPSBEPALINGEN 1.1. Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan toekent. 1.2. Persoonsgegevens Persoonsgegevens zijn alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit zijn daarom alle gegevens die te herleiden zijn naar een natuurlijke persoon en betrekking hebben op zijn leven. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn naam, adres, e-mailadres, BSN, foto’s of een combinatie van data die rechtstreeks of indirect naar een persoon leiden. 1.3. Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens: Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens zijn een speciale categorie gegevens waarvoor extra waarborgen in de AVG zijn opgenomen. Bijzondere gegevens zijn persoonsgegevens waaruit ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, religie of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Daarnaast worden genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens die betrekking hebben op iemands gezondheid of seksualiteit ook aangemerkt als bijzondere of gevoelige persoonsgegevens. 1.4. Verwerking van persoonsgegevens: Het verwerken van persoonsgegevens behelst nagenoeg elke handeling die kan worden verricht met persoonsgegevens. Onder verwerken wordt onder andere verstaan het verzamelen, ordenen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verstrekken en vernietigen van persoonsgegevens. Het verwerken kan zowel geautomatiseerd of handmatig worden gedaan. 1.5. Verantwoordelijke: Eigenaar van Lingua Taalcursussen, dan wel een door verantwoordelijke aan te wijzen functionaris. 1.6. Verwerkingsverantwoordelijke: De verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon, rechtspersoon of overheidsinstantie die het doel en de middelen van de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt. Dit houdt in dat deze persoon of organisatie bepaalt waarom de persoonsgegevens verwerkt worden en op welke manier dat gebeurt. Deze persoon of organisatie is ook verantwoordelijk voor de naleving van de bepalingen van de AVG. De verwerkingsverantwoordelijke kan de feitelijke verwerking ook uitbesteden aan een derde, ook wel verwerker genoemd. 1 Binnen vier weken na de goedkeuring van de aanvraag voor het keurmerk zal er een website worden gemaakt waarop dit document zal worden geüpload. Ook de e-mailadressen zullen binnen deze termijn worden aangevuld. Bovendien zal er direct na de goedkeuring een exemplaar op school beschikbaar zijn voor inzage. 1.7. Beheerder: Degene die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de (dagelijkse) zorg voor de verwerking van persoonsgegevens. 1.8. Verwerker: De verwerker is een externe partij die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Deze partij verzorgt enkel de feitelijke verwerking. Het doel en de middelen van de verwerking worden bepaald door de verwerkingsverantwoordelijke. 1.9. Betrokkene: De betrokkene is de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. 1.10. Derde: Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken. 1.11. Ontvanger: Degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt. 1.12. Toestemming: Een van de gronden op basis waarvan gegevens kunnen worden verwerkt is de toestemming van de betrokkene. Het is volgens de AVG onder andere van belang dat het gaat om een geïnformeerde en ondubbelzinnige toestemming voor de verwerking van de persoonsgegevens. Voor een geïnformeerde toestemming moet het de betrokkene duidelijk zijn voor welke verwerking precies toestemming wordt gegeven. Het vereiste van ondubbelzinnigheid houdt in dat er geen twijfel mag bestaan over de vraag of de betrokkene toestemming heeft gegeven. De toestemming kan vervolgens gegeven worden door een duidelijke actieve handeling. Dit kan door middel van een verklaring van de betrokkene of de ondubbelzinnige handeling. 1.13. Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG): Verordening van het Europees parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens; 1.14. Autoriteit Persoonsgegevens (AP): Toezichthoudende onafhankelijke overheidsinstantie die door een lidstaat ingevolge artikel 51 AVG is ingesteld. ARTIKEL 2 – REIKWIJDTE EN KENBAARHEID 2.1. Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Lingua Taalcursussen. 2.2. Het bestaan van dit reglement wordt schriftelijk aan betrokkene kenbaar gemaakt middels de overeenkomst tussen betrokkene en Lingua Taalcursussen. Tevens wordt het bestaan en de inhoud van dit reglement mondeling toegelicht bij de bespreking van de overeenkomst voorafgaande aan de ondertekening van de overeenkomst. 2.3. Het bestaan en de inhoud van dit reglement is bekend bij verwerkers en derden die te maken hebben met de verwerking van persoonsgegevens ten behoeve van verantwoordelijke. 2.4. Het bestaan en de inhoud van dit reglement wordt met cursisten, personeel, opdrachtnemers en opdrachtgevers gecommuniceerd middels vermelding hiervan (digitaal) in te sluiten bij overeenkomsten alsmede door publicatie op de website van Lingua Taalcursussen. ARTIKEL 3 - DOEL EN GRONDSLAG 3.1. Doelen van de verwerking: Lingua Taalcursussen verwerkt gegevens van haar cursisten ten behoeve van de volgende doeleinden: a) Communicatie met de cursist in het kader van de uitvoering van de overeengekomen cursus; b) Gegevensuitwisseling met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in het kader van door DUO te verstrekken geldleningen en/of vergoedingen en in het kader van de aanmelding voor examens en diploma’s; c) Gegevensuitwisseling met de organisatie ‘Blik op Werk’ ten behoeve van onderzoek naar de kwaliteit van de geleverde diensten, alsmede arbitrage en verkrijgen keurmerk; d) Rapportage en verantwoording aan de opdrachtgever; e) Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen (zoals fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving); f) Het voeren van een accurate (financieel) administratieve organisatie. Lingua Taalcursussen verwerkt gegevens van haar personeel indien noodzakelijk voor de uitvoering van: a) De arbeidsovereenkomst; b) Een verantwoorde bedrijfsvoering, waaronder het kunnen voldoen aan wettelijke taken of verplichtingen. 3.2. Persoonsgegevens worden niet verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. 3.3. Grondslagen van de verwerking: Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien aan één van de onderstaande voorwaarden is voldaan: a) Indien de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven. Deze toestemming is een vrije keuze en moet geïnformeerd, specifiek en ondubbelzinnig zijn gegeven. De toestemming wordt geregistreerd door Lingua Taalcursussen en kan te allen tijde worden ingetrokken door de betrokkene; b) Ter uitvoering van de overeenkomst met de betrokkene of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; c) Indien noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen. d) De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen. ARTIKEL 4 – VERWERKING VAN GEGEVENS 4.1. Van de volgende personen worden gegevens verwerkt: a) Cursisten van Lingua Taalcursussen; b) Personeel van Lingua Taalcursussen (inclusief sollicitanten, uitzendkrachten, freelancers, stagiaires en vrijwilligers). 4.2. Lingua Taalcursussen verwerkt slechts die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in het kader van voornoemde doeleinden. Lingua Taalcursussen beperkt zich bij de verwerking van persoonsgegevens tot de volgende categorieën van persoonsgegevens: Cursisten van Lingua Taalcursussen: • Algemene persoonsgegevens: • Het Burgerservicenummer (BSN) voor zover noodzakelijk ter uitvoering van wettelijke voorschriften; • Gegevens inzake nationaliteit, geboorteland en identificatiegegevens; • Gegevens inzake opleiding, werk en taalbeheersing; • Gegevens inzake persoonlijke omstandigheden zoals kinderen. Personeel van Lingua Taalcursussen: • Personalia, adresgegevens, email, burgerlijke staat, contactgegevens, bankrekening en partner gegevens; • Geboortedatum; • Burgerservicenummer (BSN) en een kopie van identiteitsbewijs; • Klachten en waarschuwingen; • Gegevens over de frequentie en duur van het ziekteverzuim c.q. arbeidsongeschiktheid; • Verslagen van functionerings- en ontwikkelgesprekken, lesobservaties; • Correspondentie over benoeming, promotie, demotie en ontslag; • Getuigschriften en diploma’s; Arbeidsovereenkomst, toekomstige (salaris)wijzigingen en overige arbeidsvoorwaarden; • Opleidingen en verdere loopbaan; • Gegevens over uitdiensttreding. Artikel 5 - BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS Bijzondere persoonsgegevens zijn onder andere gegevens betreffende de gezondheid, godsdienst, seksuele leven of strafrechtelijke gegevens. Het is in beginsel verboden bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Er gelden echter een aantal uitzonderingen op dit verbod. 5.1. De verwerking van bijzondere persoonsgegevens geschiedt door Lingua Taalcursussen voor zover dat met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene, dan wel het beheer van Lingua Taalcursussen noodzakelijk is. 5.2. De verwerking van bijzondere persoonsgegevens geschiedt voor zover dat noodzakelijk is in aanvulling op de verwerking betreffende iemands gezondheid met het oog op een goede behandeling of verzorging van de betrokkene. 5.3. De verwerking van bijzondere persoonsgegevens, zoals persoonsgegevens inzake etniciteit en gezondheid, worden verwerkt met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. ARTIKEL 6 – VERPLICHTINGEN EN BEVEILIGING 6.1. Lingua Taalcursussen is verplicht zorgvuldig te handelen ten aanzien van de persoonsgegevens. De verantwoordelijke is aanspreekbaar voor het goed functioneren van de verwerking van de persoonsgegevens en voor de naleving van de bepalingen van dit reglement. Zijn handelen, met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens en de verstrekking van gegevens wordt bepaald door dit reglement. 6.2. De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens. Hij draagt tevens zorg voor de nodige maatregelen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. In voorkomende gevallen kan Verantwoordelijke persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) geldt een gelijkwaardig beschermingsniveau als in Nederland. Buiten de EER zal Verantwoordelijke slechts persoonsgegevens doorgeven indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Verantwoordelijke zal in die gevallen gebruik maken van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten. 6.3. Indien sprake is van elektronische verwerking van persoonsgegevens zal de beheerder via een coderingsbeveiliging de verschillende personen, als bedoeld in artikel 8, toegang geven tot bepaalde gedeelten van de persoonsgegevens of tot alle persoonsgegevens al naar gelang hun werkzaamheden dit vereisen. 6.4. De verantwoordelijke moet alle datalekken documenteren en melden aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Op basis van deze documentatie moet de AP kunnen controleren of Lingua Taalcursussen aan de meldplicht heeft voldaan. 6.5. De verantwoordelijke zal betrokkene(n) in kennis stellen van de inbreuk bedoeld in art. 6.4. als de inbreuk waarschijnlijk ongunstige gevolgen zal hebben voor diens persoonlijke levenssfeer. 6.6. Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en op de hoogte raakt van een (mogelijke) inbreuk op de beveiliging zoals bedoeld in art. 6.4. is verplicht hiervan onverwijld melding te maken bij de verantwoordelijke. ARTIKEL 7 – INFORMATIEPLICHT 7.1. Lingua Taalcursussen heeft een informatieplicht. De verantwoordelijke informeert betrokkene over het verwerken van diens persoonsgegevens voorafgaand aan de verzameling van de persoonsgegevens of, indien de gegevens van derden afkomstig zijn, voorafgaand aan het moment van vastlegging. 7.2. De verantwoordelijke informeert betrokkene over de persoonsgegevens die worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en aan wie de gegevens worden verstrekt. ARTIKEL 8 - TOEGANG TOT DE PERSOONSGEGEVENS EN GEHEIMHOUDING 8.1. Medewerkers van Lingua Taalcursussen hebben uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens en de bevoegdheid tot verwerking van persoonsgegevens voor zover dit voortvloeit uit de aan hun opgedragen taken en werkzaamheden. 8.2. Een ieder die betrokken is bij de uitvoering van dit reglement en daarbij de beschikking krijgt over persoonsgegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs kan vermoeden en voor wie niet reeds uit hoofde van beroep, functie of wettelijk voorschrift ter zaken van de persoonsgegevens een geheimhoudingsplicht geldt, is verplicht tot geheimhouding daarvan. Dit geldt niet indien enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn taak bij de uitvoering van dit reglement de noodzaak tot bekendmaking voortvloeit. 8.3. Derden die door Lingua Taalcursussen zijn ingehuurd om werkzaamheden te verrichten, hebben toegang tot de verwerkingen van persoonsgegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening en worden via een contractuele overeenkomst gehouden aan de geheimhoudingsplicht. 8.4. Indien er sprake is van uitbesteding aan een verwerker dan wordt met deze verwerker een verwerkingsovereenkomst gesloten, waarin de verplichtingen uit dit reglement, voor zover van toepassing op de verwerker, worden overgenomen. ARTIKEL 9 - VERSTREKKING VAN PERSOONSGEGEVENS 9.1. Lingua Taalcursussen is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens van de betrokkene en de gegevens worden niet verstrekt aan derden, tenzij: a. de betrokkene hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven en het beroepsgeheim de verstrekking niet in de weg staat; b. het gaat om andere beroepskrachten die de gegevens nodig hebben in het belang van de uitvoering van de dienstverlening; c. er sprake is van ernstig nadeel voor de betrokkene wanneer de persoonsgegevens niet worden verstrekt; d. er sprake is van een wettelijke verplichting; e. het gaat om de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening; f. er sprake is van een wettelijke verplichting tot het verstrekken van de betreffende persoonsgegevens. 9.2. Verstrekking van gegevens aan derden geschiedt slechts voor zover dit overeenkomt met het doel waarvoor ze zijn verzameld. ARTIKEL 10 - INZAGE VAN OPGENOMEN GEGEVENS 10.1. De betrokkene heeft recht op inzage in en afschrift van de op zijn/haar persoon betrekking hebbende gegevens. De betrokkene dient daartoe een verzoek in te dienen. Dit verzoek ter inzage dient te worden gedaan aan de verantwoordelijke. 10.2. Aan een verzoek als bedoeld in dit artikel wordt binnen vier weken na ontvangst van het verzoek een schriftelijke reactie gegeven. 10.3. Het recht op inzage wordt alleen toegestaan aan betrokkene of diens gemachtigde. Betrokkene of diens gemachtigde dienen zich te kunnen legitimeren. 10.4. De verantwoordelijke kan weigeren aan een in dit artikel bedoeld verzoek te voldoen voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming de rechten en vrijheden van anderen, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. 10.5. Aan een verzoek om inzage, verstrekking en verzending van afschriften kunnen kosten worden verbonden. ARTIKEL 11 - AANVULLING, CORRECTIE OF VERWIJDEREN VAN OPGENOMEN GEGEVENS 11.1. Desgevraagd worden de opgenomen gegevens aangevuld met een door de betrokkene afgegeven verklaring met betrekking tot de opgenomen gegevens. 11.2. Indien de betrokkene de verantwoordelijke verzoekt tot correctie omdat bepaalde opgenomen gegevens onjuist c.q. onvolledig zouden zijn, dan wel gezien de doelstelling van het systeem niet ter zake doen, dan wel strijdig zijn met dit reglement, neemt de verantwoordelijke binnen vier weken nadat betrokkene dit verzoek heeft ingediend, hierover een beslissing. 11.3. Binnen vier weken na ontvangst van het verzoek bericht de verantwoordelijke de verzoeker schriftelijk of, dan wel in hoeverre aan het verzoek zal worden voldaan. Een weigering is met redenen omkleed. 11.4. Verwijdering blijft achterwege voor zover bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is. 11.5. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot aanvulling, correctie of verwijdering zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 11.6. In geval van verwijdering van gegevens wordt in de gegevens een verklaring opgenomen dat op verzoek van betrokkenen de gegevens zijn verwijderd. ARTIKEL 12 - RECHT VAN VERZET 12.1. Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat die verwerking a. noodzakelijk is voor de goede vervulling van een door de verantwoordelijke verrichte publiekrechtelijke taak, of b. noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke of een derde, kan betrokkene schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van de gegevens, op basis van zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 12.2. De verantwoordelijke dient binnen vier weken na ontvangst van het verzet te beoordelen of het verzet terecht is. Is dat het geval, dan dient de verwerking van persoonsgegevens onmiddellijk te worden beëindigd. 12.3. Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat die verwerking geschiedt voor direct marketingdoeleinden, kan betrokkene eveneens schriftelijk verzet aantekenen tegen de verwerking van de gegevens. Indien betrokkene van dit recht gebruik maakt, dient de verwerking van persoonsgegevens voor dit doel onmiddellijk te worden beëindigd. ARTIKEL 13 - BEWAARTERMIJNEN 13.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt. 13.2. Tenzij anders bepaald eindigt de bewaartermijn twee jaar na het beëindigen het laatste contract met betrokkene. De persoonsgegevens van betrokkene worden na deze bewaartermijn vernietigd. 13.3. Vernietiging van persoonsgegevens vindt niet plaats indien en voor zoverre in redelijkheid kan worden aangenomen dat de gegevens hun belang ten behoeve van het doel van de vastlegging nog niet hebben verloren, dan wel een wettelijk voorschrift dit verbiedt. 13.4. Na de beëindiging van de met de opdrachtgever gesloten overeenkomst worden alle tot de natuurlijke persoon terug te herleiden gegevens en/of data twee jaar na de begeleiding van de cursist verwijderd. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de wettelijke bewaarplicht blijven tien jaar bewaard. Deze gegevens zijn niet rechtstreeks terug te herleiden naar de persoon. 13.5. Administratie personeel / salaris: De persoonsgegevens worden verwijderd uiterlijk twee jaren nadat het dienstverband of de werkzaamheden van betrokkene ten behoeve van de verantwoordelijke zijn beëindigd, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. 13.6. Administratie sollicitanten: De persoonsgegevens worden verwijderd op een daartoe strekkend verzoek van betrokkene en in ieder geval uiterlijk vier weken nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd, tenzij de persoonsgegevens met toestemming van betrokkene gedurende een jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure worden bewaard. ARTIKEL 14 - KLACHTEN 14.1. Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van de AVG zoals uitgewerkt in dit reglement niet door Lingua Taalcursussen worden nageleefd dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke. 14.2. Indien de ingediende klacht voor de betrokkene niet leidt tot een voor hem/haar acceptabel resultaat, kan hij/zij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens. ARTIKEL 15 - BETROKKENEN INFORMEREN TEN AANZIEN VAN HET PRIVACYREGLEMENT Betrokkenen kunnen via de website van Lingua Taalcursussen het privacyreglement opvragen. Bij het afsluiten van de overeenkomst met Lingua Taalcursussen wordt verwezen naar het privacyreglement, welke opvraagbaar is via de website van Lingua Taalcursussen. ARTIKEL 16 - INWERKINGTREDING 16.1. Dit privacyreglement treedt in werking op: 1 juni 2024. Het reglement is vastgesteld door Lingua Taalcursussen.